当クリニックでは、公費予防接種に関する予診票および請求書の一部が所在不明となる事案が発生いたしました。関係者の皆さまに多大なご心配とご迷惑をおかけしておりますことを、深くお詫び申し上げます。以下に、判明している経緯と対応状況、再発防止策についてご報告いたします。

＜経緯＞

　令和7年12月1日夜、担当者が11月分の予診票を基に請求書を作成し、箱にまとめて確認用として窓口内に一時保管しました。しかし12月3日午後、担当職員が確認作業を行おうとした際、当該書類が置いた場所に見当たらず、紛失が判明しました。直ちに院内全職員で捜索を行い、処置室・診察室・リハビリ室・会議室・ゴミ置き場・車内など、クリニック内外の可能な限りの場所を確認しましたが、発見には至りませんでした。

　清掃業者およびゴミ回収業者にも確認したところ、通常のゴミ以外の回収はなく、12月3日早朝に回収されたゴミはすでに焼却済みであることが判明しました。12月4日には関係市町村へ紛失の事実を報告し、同日中に法人HPへお詫び文書を掲載し、個人情報保護委員会へ報告いたしました。

　対象者は11月の公費予防接種受診者全員および10月分の一部です。

＜対応状況＞

　12月10日には沖縄市・うるま市をはじめとする関係市町村、中部地区医師会による現地調査が実施され、作業場所・保管場所・捜索範囲・業務手順などの確認が行われました。調査の中で、書類の引継ぎ方法や保管体制に改善の余地があるとの指摘を受け、業務フローの見直し及び、再発防止策作成を進めています。

＜再発防止策＞ 

・高性能監視カメラを複数台設置

・請求書添付個人情報記載予診票の鍵のかかる保管庫への収納

・入退館セキュリティーカードの運用を含めたシステムの点検

・個人情報保護に関する規定の明文化

・個人情報管理に関する職員研修の実施等